Photo_Dokumentenpunkt

1.6 Grafische Dokumentenverwaltung

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GISBox

Einsatzbereich und Nutzen

Ein Großteil der Dokumente, Fotos, Notizen, Skizzen, Verträge, Protokolle usw. hat einen Raumbezug:

  • Fotos und Dokumente zu Hausanschlüssen an Trinkwasseranschlussleitungen.
  • Fotos und Dokumente zur Beweissicherung an Gebäuden, Flurstücken.
  • Fotos und Dokumente zur Zustandsbeschreibung zu Straßen, zu Bäumen.
  • usw.

Über den Leistungsumfang klassischer Dokumentenmanagementsysteme hinaus werden in Gaja®Matrix Fotos und Dokumente den jeweiligen Örtlichkeiten und Objekten zugeordnet, geocodiert und in der zentralen Datenbankumgebung abgespeichert.
Das hat zur Folge, dass Fotos und Dokumente als Symbole auf einer zuschaltbaren sachgebietsübergreifenden Dokumentenfachkarte angezeigt werden (bei großer Menge generalisiert) die mit beliebigen anderen Fachkarten kombiniert werden kann.

So wird das Vorhandensein von Dokumenten bereits optisch an Symbolen erkennbar. Der Zugang zum eigentlichen Dokument erfolgt, falls dem jeweiligen Gaja®Matrix-Nutzer Dokumenten-Lese- oder Schreibrechte erteilt wurden, durch Anklicken der Symbole. Die Recherche nach Dokumenten kann natürlich auch auf klassischem Weg erfolgen, also über Namen, Stichworte und andere Metadaten.

Damit ist die grafische Dokumentenverwaltung ein wichtiger Beitrag zu deutlich mehr Überblick und Rechtssicherheit.

  • vergrößern Erfassung von Metadaten zu Dokumenten.
    Erfassung von Metadaten zu Dokumenten.
  • vergrößern Fotopunkte bieten eine Vorschau auf das gespeicherte Bild.
    Fotopunkte bieten eine Vorschau auf das gespeicherte Bild.
  • vergrößern Auf einer Karte werden Dokumentenpunkte dargestellt.
    Auf einer Karte werden Dokumentenpunkte dargestellt.

Funktionsübersicht

Die Lösung bietet alle Funktionen für Aufbau, Pflege und Nutzung eines Dokumentenmanagementes für alle Sachgebiete mit der Möglichkeit des grafischen Kartierens und Recherchierens der Dokumente im zentralen Gaja®Matrix-DatenPool.

Kartierung

  • Dokument zu einem Objekt kartieren inkl. Erfassen von Metadaten und Schlagworten.
  • Dokument zu einer Karte kartieren inkl. Erfassen von Metadaten und Schlagworten.
  • Dokument zu einer beliebigen Koordinate kartieren inkl. Erfassen von Metadaten und Schlagworten.
  • Jeweils in Verbindung mit Erfassung von Metadaten und Schlagworten.
  • Jeweils in Verbindung mit der Festlegung von Zugriffs- und Veränderungsrechten an den Dokumenten.

Sachbearbeitung, Auskunft

  • Foto- und Dokumentenrecherche, z. B.:
    • Grafisch auf Karten.
    • Grafisch über Schlagworte und andere Metadaten.
    • Grafisch im Bereich von Adressen.
  • Dokument aus einer Fachkarte heraus aufrufen.
  • Zugriffsrechte für Dokumente festlegen.
  • In Abhängigkeit vom Kartenmaßstab Generalisierung von Einzeldokumenten zu Dokumentenordnern.

Arbeitsvorbereitung, Administration

  • Ordnerstruktur für Dokumente festlegen.

Besonderheiten und Hinweise

Perspektivisch werden die Suchmöglichkeiten außerdem durch thematische Zuordnungen zu Lösungen und eine Volltextsuche über die Dokumentenbeschreibungen und die Dokumenteninhalte ergänzt.

Sowohl das Recherchieren der Dokumente als auch das Zuordnen der Dokumente kann an jedem PC am Standort erfolgen und darüber hinaus auch per Internet an Tablet-PC's direkt in der Örtlichkeit.

Die Verbindung mit anderen Dokumentenmanagementsystemen ist optional z. B. dann möglich, wenn deren Dokumente über URL's zugänglich gemacht werden können.

Die Grafischen Daten sowie die Sach- und Vorgangsdaten der Lösung werden in einer gemeinsamen OpenGIS-Datenbank gehalten und sind über den Zentralen Integrator nicht nur untereinander, sondern auch mit den anderen Lösungen verbunden. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal der Gaja®Matrix-Lösungsfamilie und entscheidender Vorteil in Bezug auf Datenkonsistenz, Benutzerfreundlichkeit, Rechtssicherheit und im Hinblick auf interdisziplinäre Analyse- und Recherchemöglichkeiten.